Le Règlement Général sur la Protection des Données a des impacts sur votre base de données CRM ou marketing. Pour assurer votre mise en conformité, voici la liste des changements et évolutions à opérer.
Point 1. Adapter la segmentation de votre base de données à la gestion des consentements
Il ne s'agit pas que du statut opt-in. Vous devez adapter l'ensemble de votre collecte de données personnelles ainsi que leur traitement aux consentements donnés. Le principe de minimisation des traitements signifie que vous ne devez recueillir que les données qui sont strictement nécessaires aux finalités du traitement.
Ainsi, une inscription à une newsletter, une demande de rendez-vous ou l'activation d'un service gratuit vont impliquer des collectes de données personnelles différentes et des traitements différents. Il vous faut donc adapter votre segmentation à la gestion des consentements dont vous avez besoin.
Point 2. Respecter la durée de vie des données
Les données personnelles ne doivent pas être conservées indéfiniment. Vous devez respecter leur durée de vie. Celle-ci est définie par le type de données utilisées et par les finalités de leur traitement.
Quelques exemples :
- Vous devez supprimer les données de vos contacts ou prospects inactifs au bout de 36 mois.
- Vous devez supprimer les données des personnes ayant exercé leur droit de demande de suppression de leurs données, 1 mois maximum après l'émission de leur demande (en dehors d'autres obligations légales contractuelles).
- Vous devez supprimer les données liées à des candidatures non retenues au sein de votre entreprise dans un délai de 24 mois maximum.
Vous souhaitez en savoir plus à ce sujet ? Lisez notre article "RGPD : quelle durée de conservation des données personnelles ?".
Point 3. Gestion des droits des personnes
Vous devez, pour assurer votre conformité au RGPD, permettre aux personnes d'exercer leurs droits sur leurs données personnelles, à tout moment :
- droit de modification de leurs données
- droit de suppression de leurs données
- droit de restitution de leurs données
- droit de limitation de traitement de leurs données
- droit de portabilité de leurs données
Vous devez traiter ces demandes dans un délai d'1 mois, en dehors d’autres obligations légales ou contractuelles.
En fonction de vos obligations, les données que vous gérez doivent être archivées, supprimées ou anonymisées si vous souhaitez les conserver pour leur valeur statistique.
Votre base de données doit également vous permettre de tracer vos traitements : vous devez pouvoir justifier de leur adaptation aux consentements données par les personnes.
Vous avez besoin d'une base de données qui vous aidera dans votre mise en conformité avec le RGPD ?
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